Visando ao aprimoramento das relações de trabalho e comunicação, a Zloti apresentará uma série de comunicados com as questões mais importantes de cada departamento na relação com o cliente para a realização pragmática e de excelência dos serviços. Destacaremos procedimentos que devem ser cumpridos pelos clientes e que, quando não são levados em conta, podem gerar inúmeros problemas às empresas parceiras e até à pessoa física dos sócios. Começaremos com a Contabilidade.
O que é importante:Envio dos extratos bancários
Porque é importante:Extratos bancários da pessoa jurídica são essenciais para o departamento contábil. Procedimentos como conferir os saldos e espelhar exatamente a situação da empresa só são possíveis com o envio desses documentos – principalmente agora, com o Sped contábil (livros digitais contábeis), que gera multas em caso de incorreções nos lançamentos. Os saldos apresentados na contabilidade devem ser idênticos aos lançados no extrato bancário.
Comprovantes de pagamentos, transferências e entradas devem fazer parte dos documentos de controle que serão enviados à contabilidade para os cálculos. A legislação considera como omitidos os depósitos sem identificação de receita (emissão de notas e duplicatas), o que ocasiona futuros problemas para a empresa e seus sócios. O conteúdo dos extratos bancários é de conhecimento da Receita Federal (RF), pois por meio do Sped Contábil, via E-Financeira, a RF é o primeiro órgão a receber dos próprios bancos todas as informações financeiras da empresa.
O que mais:Outro procedimento comum e que acarreta muitas dores de cabeça é misturar movimentações da empresa com as dos sócios ou até de terceiros. Na conta bancária da pessoa jurídica devem ser mantidas somente as despesas da empresa, separando-as das de pessoas físicas. E vice-versa.
O Conselho Federal de Contabilidade instrui que, além dos extratos, o cliente deve enviar ao contador outros documentos, como extratos de aplicações financeiras e de movimentações com uso de cartões de crédito, contratos de seguros com apólice, empréstimos e financiamentos, leasing e outras operações bancárias, com a cópia dos contratos e da comprovação dos pagamentos das parcelas.
O que isso pode acarretar:Qualquer incompatibilidade – erros de lançamento e omissões – entre os dados enviados pela contabilidade e os que a Receita já recebeu pode gerar multas e até fiscalização direta, resultando, em casos mais graves, no fechamento da empresa.
